基建[2026]1号

为了加强和规范建设工程档案管理，提高管理水平，依据《建设工程文件归档整理规范》《城市建设档案管理规定》《广东海洋大学档案管理办法》等文件要求，结合我校实际，特制定本规范。

第一章 总则

第一条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录，包括文字、图纸、图表、声像和电子文件等。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第二条 本规定所指的建设工程是指基础建设部负责的新建、改建、扩建的工程项目。

第三条 依据国家法规及部门实际，制定科学有效的档案管理制度。工程档案管理纳入工程建设管理的各个环节和对应人员的职责范围，落实“谁形成、谁负责”的原则。工程档案材料随工程建设进度同步形成，同步验收。

第四条 基础建设部应设置工程档案管理岗位，原则上应由经过工程文件归档整理专业培训的人员担任。

第二章 工程资料的归档范围

第五条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

第六条 应予归档的工程文件主要包括从酝酿、决策、设计、施工建成投入使用过程中形成有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、监理、调试、试运行、竣工、验收、移交使用、请款支付申请等工作过程中形成的文字材料、图纸、图表、其它载体的材料。具体归档范围应符合《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）附录A和附录B的要求。

第七条 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业规范标准《城建档案业务管理规范》（GJJ/T158）的要求。

第三章 工程资料的收集与保管

第八条 立项文件、建设用地及拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件和建设工程规划许可及附件等及其相关的前期资料主要由计划管理科及有关人员及时负责收集和过程管理，定期向档案管理人员移交。

第九条 工程造价文件及其相关资料主要由造价管理科及有关人员及时负责收集和过程管理，定期向档案管理人员移交。

第十条 工程建设基本信息、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件及工程施工许可证、竣工备案，按照合同约定的请款资料（含施工单位、监理请款支付申请表、工程支付审批表）等涵盖的工程资料，由施工管理科及该项目的工地负责人及时负责收集和过程管理定期向档案管理人员移交。工程竣工后，工地负责人应协助档案管理人员和监理、施工承包人按《城市建设档案管理规定》和《建设工程文件归档规范》整理和移交工程资料。

第十一条 立项、申报、招投标、合同、协议等文件材料均应为正本。开工令、施工进度、施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计变更通知单（含工程联系单）等资料均为原件归档。

第十二条 零散采购工程资料的收集与保管严格按本规范执行。

第十三条 相关人员向档案管理人员移交资料时，要对所移交资料的完整性、有效性及真实性进行核实和确认，并将要移交的材料按顺序整理排序，纸质版和电子版同时进行移交。除提交工程资料清单以内，工程资料要落实数字资源备份。档案管理人员按照学校规定将资料进行系统录入，纸质版按照规范立卷后报送校档案馆进行存放。

第四章 工程资料的查阅与留存

第十四条 因工作需要查阅已归档的工程资料，应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十五条 因工作需要查阅部内自存的工程资料，应向档案保管人员办理借阅手续，用完后及时归还。

第十六条 因工作需要留存档案资料，应事先向档案保管人员说明情况并办理登记手续。

第十七条 外单位人员借阅档案、资料者，凭单位申请并注明查阅范围、内容、用途。

第十八条 借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借。

第五章 城市建设档案的编制验收与报送

第十九条 在工程竣工验收阶段，按照建设工程文件归档整理规范2019（GBT/50328-2014）向湛江市城建档案馆提交有关建设工程竣工档案编制验收及规定编制并报送城市建设档案。

第二十条 城市建设档案编制报送工作由档案管理人员负责。各科室有关人员、施工单位、监理单位、设计单位应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料，及时移交工程档案管理人员，协助办理档案报送工作。

第六章 建设工程竣工备案文件的编制

第二十一条 在工程竣工验收阶段，应按照湛江市或工程项目所在区建设行政主管部门有关建设工程竣工备案文件的要求编制和报送竣工备案资料，做好竣工验收工作。

第二十二条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由该项目施工方负责，工程档案管理人员协助办理。

第七章 学校档案馆工程资料的归档

第二十三条 工程项目竣工后，应按照学校档案馆广东海洋大学各类档案归档范围和保管期限文件内容归档范围对工程资料进行归整，归档范围包括但不限于《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）附录A的工程资料。

第二十四条 移交学校档案馆工程资料由各科室整理完成交接的文件内容报送，并由各阶段工程项目负责人会同档案管理人员按照学校档案馆归档要求将工程资料分类整理。协助档案管理人员做好立卷、录入，报送等工作，严格按照学校档案馆归档要求执行。

 第八章 工程档案管理人员工作职责和保密职责

第二十五条 工程档案管理员工作职责：

（一）接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并按规定办理交接登记手续。

（二）分类、整理：及时对接收的资料按广东海洋大学各类档案归档范围和保管期限文件内容归整，进行检查、分类、立卷。

（三）录入：对已经分类、整理后的资料及时录入，立卷装盒、存架保管。

（四）存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序存放，并做好目录，以便于管理、利用。

（五）移交档案：根据城建档案馆和学校档案馆相关要求，一个完整的工程项目竣工后，应及时催促各科室、施工人员、监理人员、设计人员提交工程全过程资料（含纸质、电子版），档案管理员对所提交的资料进行校核、整理，按要求组卷、编目、装订成册，及时移交档案。

（六）定期核查：定期对处内自存的工程资料进行检查，核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。

第二十六条 保密措施：严格遵守保密制度及借阅规定，确保部内留存的工程资料安全，不擅自扩大利用范围，防止造成泄密。

第二十七条 为确保工程资料安全，存放库房实施封闭制度，钥匙由工程档案管理人员保管。

第九章 附则

第二十八条 本规范由基础建设部负责解释。

第二十九条 本规范经2026年1月15日基础建设部部务会讨论通过，自发布之日起施行。2021年11月18日公布的《广东海洋大学基建处建设工程档案资料管理暂行办法》同时废止。