广东海洋大学基建处建设工程档案资料管理暂行办法

为了加强和规范建设工程档案管理，提高我校基建档案的质量和管理水平，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实和安全，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》等要求，结合我校实际，特制定本规定。

第一章总则

第一条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录，包括文字、图纸、图表、声像和电子文件等。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第二条 本规定所指的建设工程是指基建处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第三条 工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节、科室和有关人员的职责范围。

第四条 基建处应设置工程资料管理岗位，原则上应由经过工程文件归档整理专业培训的人员担任。

第二章工程资料的归档范围

第五条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

第六条 应予归档的工程文件主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，具体归档范围应符合《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）附录A和附录B的要求。

第七条 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业规范标准《城建档案业务管理规范》（GJJ/T158）的要求。

第三章工程资料的收集与保管

第八条 立项文件、建设用地及拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件和建设工程规划许可及附件等及其相关的前期资料主要由计划管理科及有关人员负责收集和过程管理，定期向资料管理人员移交。

第九条 工程造价文件及其相关资料主要由造价管理科及有关人员负责收集和过程管理，定期向资料管理人员移交。

第十条 工程建设基本信息、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件及工程施工许可证等涵盖的工程资料由施工管理科及该项目的工地负责人负责收集和过程管理，定期向资料管理人员移交。工程竣工后，工地负责人应协助资料管理人员和监理、施工承包人按《城市建设档案管理规定》和《建设工程文件归档规范》整理和移交工程资料。

第十一条 相关人员向资料管理人员移交资料时应同时提交工程资料清单。

第四章 工程资料的查阅与留存

第十二条 因工作需要查阅已归档的工程资料，应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十三条 因工作需要查阅处内自存的工程资料，应向资料保管人员办理借阅手续，用完后及时归还。

第十四条 因工作需要留存档案资料，应事先向资料保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章城市建设档案的编制验收与报送

第十五条 在工程竣工验收阶段，应按照湛江市城建档案馆有关建设工程竣工档案编制验收及报送规定编制并报送城市建设档案。

第十六条 城市建设档案编制报送工作由资料管理人员负责。各科室有关人员、施工单位、监理单位应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料，及时移交工程资料管理人员，协助办理档案报送工作。

第六章建设工程竣工备案文件的编制

第十七条 在工程竣工验收阶段，应按照湛江市或工程项目所在区建设行政主管部门有关建设工程竣工备案文件的要求编制和报送竣工备案资料，做好竣工验收工作。

第十八条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由该项目工地负责人负责。工程资料管理人员协助办理。

第七章学校档案馆工程资料的归档

第十九条 工程项目竣工后，应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档，归档范围包括但不限于《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）附录A的工程资料。

第二十条 学校档案馆工程资料的编制与报送由工程资料管理人员负责，按学校档案馆归档要求执行。

第二十一条 工程项目工地负责人会同资料管理人员按照学校档案馆归档要求将工程资料分类整理，并协助资料管理人员做好归档与报送工作。

第八章 工程资料管理人员工作职责和保密职责

第二十二条 工程资料管理人员工作职责：

（一）接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续。

（二）分类、整理：及时对接收的资料按一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

（三）录入：对已经分类、整理后的资料及时录入，随手装盒、存架保管。

（四）存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序存放，以便于管理、利用。

（五）移交档案：根据城建档案馆和学校档案馆相关要求，一个完整的工程项目竣工后，应及时搜集、校核、整理竣工资料，按要求组卷、编目、装订成册，及时移交档案。

（六）定期核查：定期对处内自存的工程资料进行检查，核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。

第二十三条 保密措施：严格遵守保密制度及借阅规定，确保处内留存的工程资料安全，不擅自扩大利用范围，防止造成泄密。

第二十四条 为确保工程资料安全，存放库房实施封闭制度，钥匙由工程资料管理人员保管。

第九章附则

第二十五条 本规定由基建处负责解释。

第二十六条 本规定自通过之日起实施。